Daten (physisch oder elektronisch), deren Mindestaufbewahrungsfrist abgelaufen ist und durch die Schule oder die Gemeinde nicht als archivwürdig eingestuft worden sind, müssen nach vordefinierten Abläufen vernichtet werden.
Es besteht eine Pflicht, ein Protokoll über alle vernichteten Daten (physische und elektronische) zu erstellen. Die Zuständigkeiten werden im ISDS-Konzept geregelt.
Dieses Protokoll enthält Angaben über:
- den Zeitpunkt der Vernichtung (Datum)
- den Umfang der vernichteten Daten (Mengenangabe Seiten) und
- den Inhalt der vernichteten Daten (Bezeichnung Sachgebiet, bearbeitende Stellen der Gemeinde und Zeitraum der Bearbeitung der Unterlagen).
Das Protokoll darf keinen Rückschluss auf Personendaten erlauben.
Vernichten physischer Daten
Physische Daten, welche nicht mehr aufbewahrt werden müssen, sollten den Schülerinnen und Schülern zurückgegeben werden. Dazu gehören etwa Arbeiten, Hefte, Arbeitsblätter, Zeichnungen, Lernkontrollen und Selbsteinschätzungen.
Vernichten elektronischer Daten
Elektronische Daten, die nicht in das elektronische Archiv überführt werden, sind ebenfalls zu vernichten. Das Vernichten solcher elektronischen Daten birgt andere Herausforderungen, als diejenigen für das Vernichten von Daten auf Papier.
Für diese Daten gibt es unterschiedliche Ablagen wie Fachanwendungen, Serverlaufwerke, Datenträger etc. Das Vorgehen für die Vernichtung ist entsprechend unterschiedlich in der Handhabung.
Beispielsweise müssen Datenträger mit den entsprechenden Befehlen oder mit einem zusätzlichen Tool unwiederbringlich gelöscht oder unlesbar gemacht werden. In Fachanwendungen (z.B. Schulverwaltungssoftware) wird ein Löschprozess definiert, der gemäss den festgelegten Kriterien die Datensätze löscht.