Les données (papier ou électroniques) dont le délai de conservation minimal a expiré et qui n’ont pas été classées par l’école ou la commune comme ayant une valeur archivistique doivent être éliminées selon les processus prédéfinis.
Il est obligatoire de tenir un procès-verbal pour toutes les données détruites, qu’elles soient des données papier ou des données électroniques.
Le procès-verbal contient des indications sur :
- la date de l’élimination,
- le volume des données éliminées (indication du nombre de pages) et
- le contenu des données éliminées (indication du domaine, des services de la commune chargés de l’affaire et de la période de traitement des documents).
Le procès-verbal empêche la reconstitution des données personnelles.
Élimination des données papier
Les données papier qui ne doivent plus être conservées doivent être rendues aux élèves, par exemple des devoirs, cahiers, fiches de travail, dessins, contrôles et auto-évaluations.
Élimination des données électroniques
Les données électroniques qui ne sont pas transférées à l’archivage électronique doivent également être éliminées. L’élimination de ces données s’avère plus complexe que l’élimination des données papier.
En effet, les données électroniques sont classées à différents endroits, comme dans des applications, sur des serveurs, dans des supports de données, etc. Le processus d’élimination varie donc selon l’endroit.
Par exemple, les supports de données doivent être effacés ou rendus illisibles de manière irrémédiable au moyen des fonctionnalités correspondantes ou d’un outil supplémentaire. Pour les applications (p. ex. logiciel pour l’administration scolaire), un processus d’élimination est défini pour supprimer les lots de données selon les critères fixés.