Die Schule muss ihre Papier- und elektronischen Akten solange aufbewahren, wie sie diese für das Erfüllen ihrer Aufgaben benötigt. Danach gelten für die Akten der Schülerinnen und Schüler spezialgesetzliche Aufbewahrungsfristen nach der Direktionsverordnung vom 20. Oktober 2014 über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV Gemeinden). Besteht keine Verpflichtung zur Langzeitarchivierung, gilt die im Gesetz festgelegte Aufbewahrungsfrist von fünfzehn Jahren.
Wie die Aufbewahrungsfristen und die Anforderung der Archivierung aussehen, wird im Anhang 1 der ArchDV Gemeinden dokumentiert:
| Nr | Gegenstand | Mindest-aufbewahrungs-frist | Beginn | Vorgaben betr. Vernichtung | Bewertungs-empfehlung |
|---|---|---|---|---|---|
| 8.1 | Schülerinnen- und Schülerdaten | 15 Jahre | ab Schulaustritt | Vernichtung nach Art. 21 Abs. 2 - 5 | archivwürdig |
| 8.2 | Auf jeder Stufe der Volksschule: Dokumentenmappe: Beurteilungsberichte, Schulein- und -austritte | 15 Jahre (Art. 13 Abs. 5 DVBS) | ab Schulaustritt | Vernichtung nach Art. 21 Abs. 2 - 6 | nicht archivwürdig |
| 8.3 | Unterlagen des Übertritts in die Sekundarstufe | bis zum Schulaustritt | Vernichtung nach Art. 21 Abs. 2 - 7 | nicht archivwürdig | |
| 8.4 | Schulzahnpflegekarten und ärztliche Schülerinnen- und Schülerkarten (Gesundheitskarte) | 15 Jahre | ab Schulaustritt | Vernichtung nach Art. 21 Abs. 2 - 8 | nicht archivwürdig |
| 8.5 | Unterlagen der Schulsozialarbeit (dokumentierte Vorfälle, Handlungen usw., soweit diese keiner andern Stelle weitergeleitet wurden, wie an z. B. Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde, Disziplinarbehörden der Schule, Erziehungsberatung, Jugendgericht) | bis zum Schulaustritt | Vernichtung nach Art. 21 Abs. 2 - 9 | nicht archivwürdig | |
| 8.6 | Unterlagen aus den Tagesschulen (Unterlagen für Gesuche, Elternbelege, Anmeldedossiers usw.) | 5 Jahre (Art. 32 Abs. 2 und 3 FILAG) | ab Austritt | Vernichtung nach Art. 21 Abs. 2 - 10 | nicht archivwürdig |
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