Die Akten müssen während der Aufbewahrung und Archivierung durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen geschützt werden. Wer Personendaten bearbeitet, sorgt für ihre Sicherung. Die Massnahmen richten sich nach dem Schutzbedarf. Je sensibler die Daten, desto höher ist der Schutzbedarf. Akten, die besonders schützenswerte Personendaten beinhalten, beispielsweise solche der Erziehungsberatungsstellen, sind unter Verschluss zu halten.
Die Schutzvorkehrungen sind abhängig von der Wahl des Mediums. Für den Schutz der elektronischen Daten siehe unter dem Kapitel Informationssicherheit.