L’école doit conserver ses dossiers aux formats papier et électronique aussi longtemps qu’elle en a besoin pour accomplir ses tâches. Au-delà de cette période, les délais de conservation des dossiers des élèves sont régis par l’ordonnance de Direction du 20 octobre 2014 sur la gestion et l’archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements (ODArch communes). S’il n’existe aucune obligation d’archivage à long terme, le délai de conservation de 15 ans prévu par la législation s’applique.
Les délais de conservation et les exigences en matière d’archivage sont documentés dans l’annexe 1 de l’ODArch communes :
| Nr | Objet | Délai de conservation minimal | Début | Prescriptions relatives à l’élimination | Proposition d’évaluation |
|---|---|---|---|---|---|
| 8.1 | Données concernant les élèves | 15 ans | Fin de la scolarité | Élimination selon l’art. 21, al. 2 à 5 | Valeur archivistique |
| 8.2 | Pour tous les degrés de l’école obligatoire : Dossiers : rapports d’évaluation, début et fin de la scolarité | 15 ans (art. 13, al. 5 ODED) | Fin de la scolarité | Élimination selon l’art. 21, al. 2 à 6 | Aucune valeur archivistique |
| 8.3 | Documents de l’admission dans l’enseignement secondaire du premier degré | Jusqu’à la fin de la scolarité | Élimination selon l’art. 21, al. 2 à 7 | Aucune valeur archivistique | |
| 8.4 | Cartes des services médical et dentaire scolaires (fiches de santé) | 15 ans | Fin de la scolarité | Élimination selon l’art. 21, al. 2 à 8 | Aucune valeur archivistique |
| 8.5 | Documents liés au travail social en milieu scolaire (documents concernant des événements et des actions, dans la mesure où ils n’ont pas été transmis à un service cantonal, p. ex. à une autorité de protection de l’enfant et de l’adulte, à l’autorité disciplinaire d’une école, au service psychologique pour enfants et adolescents ou au tribunal des mineurs) | Jusqu’à la fin de la scolarité | Élimination selon l’art. 21, al. 2 à 9 | Aucune valeur archivistique | |
| 8.6 | Documents des écoles à journée continue (demandes, pièces justificatives, dossiers d’inscription, etc.) | 5 ans (art. 32, al. 2 et 3 LPFC) | Sortie | Élimination selon l’art. 21, al. 2 à 10 |
Aucune valeur archivistique |