Inhalt eines Personaldossiers
Für alle Lehrpersonen der öffentlichen Volksschule hat die Anstellungsbehörde (in der Regel die Schulleitung) ein Personaldossier zu führen. Dieses enthält nur Daten, die im Zusammenhang mit der Anstellung relevant sind. Dazu gehören beispielsweise die Beurteilung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder Akten über besondere Ereignisse und Verfahren. Private Angaben wie ausserschulisches Verhalten, Gesinnung oder Daten über das Beziehungsnetz, die keinen Einfluss auf das Erfüllen des Berufsauftrags haben, gehören nicht dazu. Steht ein Vorfall aus dem Privatleben in direktem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis, darf ein Vermerk erfolgen. Neben dem Personaldossier dürfen keine weiteren Personalakten geführt werden.
Mitarbeitende der Schule haben das Recht auf Einsicht in ihre Daten.
Anspruch auf Löschung, Berichtigung und Gegendarstellung
Sind im Personaldossier Daten vorhanden, die nicht mit der Anstellung zusammenhängen, unrichtig sind oder mit denen die Lehrperson nie konfrontiert wurde, besteht unter Umständen ein Anspruch auf Löschung, Berichtigung oder Gegendarstellung der Daten.
Personendaten dürfen grundsätzlich nur so lange aufbewahrt werden, als sie benötigt werden; anschliessend sind sie zu vernichten. «Benötigt» bezieht sich dabei auf den Zweck, für welchen die Daten beschafft wurden und damit auf die Aufgaben der Behörde, bei welcher die Daten vorliegen. Beispiel: Ein Arztzeugnis, welches die Lehrperson der Schulleitung abgeben musste, um sich für eine Absenz entschuldigen zu lassen, ist nach der Bearbeitung zu löschen.
Wurde eine Akte abgelegt, die persönliche oder berufliche Vorfälle thematisiert, beispielsweise der Vorwurf des Nichtbeachtens eines korrekten Nähe-Distanz-Verhältnisses oder des groben Umgangs mit Schülerinnen und Schülern, ohne dass weitere Handlungen erfolgten, so besteht nach Ablauf einer gewissen Zeit ein Anspruch auf Vernichtung. Dabei sind die Akten zu prüfen und es ist abzuwägen, inwiefern die Informationen noch notwendig sind, um die schulische Aufgabe erfüllen zu können. Ziel davon ist es, dass das Horten von Personendaten (Datenanhäufung) vermieden wird.
Die Beobachtung während einer Zeitspanne kann aber erforderlich sein, da häufig erst mehrere Vorfälle zu weiteren Abklärungen oder personalrechtlichen Konsequenzen führen. Wurde die Lehrperson mit dem Inhalt der Akte konfrontiert und wird sie von der Schule als für das Personaldossier notwendig empfunden, kann die betroffene Person eine Gegendarstellung verfassen, die im Personaldossier abgelegt wird.
Personaldaten sind fünf Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu vernichten. Nicht besonders schützenswerte Personendaten können im Interesse der Betroffenen länger aufbewahrt werden (so insbesondere Arbeitszeugnisse).