Contenu du dossier personnel
Les autorités d’engagement (en général, les directions d’école) doivent tenir un dossier personnel pour chaque enseignante et chaque enseignant des établissements de la scolarité obligatoire. Celui-ci contient uniquement des données qui sont pertinentes pour l’engagement en question (p. ex. évaluations de la personne ou documents concernant des événements particuliers ou des procédures). Les informations privées qui n’ont aucune influence sur l’accomplissement du mandat professionnel (p. ex. renseignement sur le comportement en dehors de l’école, sur la mentalité ou sur le réseau relationnel) n’y ont pas leur place. En revanche, si un événement privé a un lien direct avec les rapports de travail, il est possible de le mentionner dans le dossier personnel. Il n’est pas permis de tenir d’autres dossiers en sus du dossier personnel.
Les collaboratrices et collaborateurs des écoles ont le droit de consulter leur dossier.
Droit à la radiation, à la rectification et à la contestation des données
Si le dossier personnel comprend des données qui n’ont pas de lien avec l’engagement en question, qui sont incorrectes ou dont l’enseignante ou l’enseignant n’a jamais eu connaissance, l’enseignante ou l’enseignant a le droit, dans certaines circonstances, d’en demander la radiation ou la rectification ou de les contester.
Les données personnelles ne peuvent être conservées qu’aussi longtemps qu’elles sont nécessaires ; elles doivent ensuite être éliminées. Par « nécessaire », on entend le but dans lequel les données sont récoltées et, partant, les tâches dont doit s’acquitter l’autorité qui possède les données.
Exemple : un certificat médical qu’un enseignant a dû remettre à la direction d’école pour excuser une absence doit être éliminé après avoir été traité.
Si un document concernant un incident personnel ou professionnel a été porté au dossier personnel (p. ex. reproche de ne pas respecter une distance correcte avec les élèves ou de se comporter de façon inadéquate avec les élèves) et que l’incident en question ne se reproduit plus, l’enseignante ou l’enseignant a le droit de demander l’élimination de ce document après un certain délai. Dans ce cas, il faut examiner le document et déterminer dans quelle mesure les informations concernées sont encore nécessaires pour l’accomplissement de la mission scolaire. L’objectif est d’éviter l’accumulation de données personnelles.
Il peut cependant être nécessaire d’observer l’enseignante ou l’enseignant pendant un certain temps, car ce n’est souvent qu’après plusieurs incidents que des investigations supplémentaires ou des conséquences en matière de droit du personnel s’imposent. Si l’enseignante ou l’enseignant a pu prendre connaissance du contenu du document et que l’école juge nécessaire de le conserver dans le dossier personnel, elle ou il peut rédiger une contestation, qui sera aussi portée au dossier personnel.
Les données relatives au personnel seront éliminées cinq ans après la fin des rapports de travail. Les données qui ne sont pas particulièrement dignes de protection peuvent être conservées durant une période plus longue dans l’intérêt des personnes concernées (notamment les certificats de travail).