Lehrpersonen und andere Mitarbeitende der Schule und Gemeinde unterstehen als Behördenmitglieder dem Amtsgeheimnis. Das Amtsgeheimnis setzt voraus, dass ein Geheimnis vorliegt. Dabei handelt es sich um Tatsachen, die weder öffentlich bekannt noch allgemein zugänglich sind. Dies gilt auch, wenn private Organisationen mit der Erfüllung öffentlicher Aufgaben betraut wurden oder wenn sie im Rahmen eines Auftragsverhältnisses für die Schule Daten bearbeiten.
Das bedeutet aber nicht, dass keine Geheimnisse mehr offenbart werden dürfen. Damit Behördenmitglieder ihre gesetzlichen Aufgaben erfüllen können, muss eine Bekanntgabe von Personendaten je nach Kontext möglich sein. Dies kann durch Rechtfertigungsgründe wie beispielsweise gesetzlich festgelegte Meldepflichten, Amtshilfehandlungen oder das Vorliegen einer Entbindung durch die vorgesetzte Behörde ermöglicht werden.
Vom Amtsgeheimnis ist das Berufsgeheimnis zu unterscheiden.
Die Einwilligung von Betroffenen respektive derer Eltern ersetzt nicht die Entbindung vom Amtsgeheimnis. Das Amtsgeheimnis dient in erster Linie dem Schutz öffentlicher Interessen. Bei Personen, die dem Berufsgeheimnis unterstehen, reicht die Einwilligung der Betroffenen aus, um die Geheimnispflicht zu durchbrechen; das Berufsgeheimnis dient in erster Linie dem Schutz der Betroffenen.
Vor Gerichten, vor anderen verwaltungsunabhängigen Justizbehörden, in erstinstanzlichen Verwaltungsverfahren sowie im verwaltungsinternen Beschwerdeverfahren dürfen die Mitarbeitenden nur aussagen, wenn die Aufsichtsbehörde sie dazu ermächtigt. Das Berufsgeheimnis bleibt vorbehalten.