Das Bekanntgeben ist jedes Zugänglichmachen von Personendaten, wie z.B. Einsicht gewähren, Auskunft geben, Weitergeben oder Veröffentlichen. Dies stellt eine Personendatenbearbeitung dar (vgl. «Bearbeiten von Personendaten»).
Grundsätzlich können Personendaten unter Einhaltung der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen entweder an eine andere Behörde oder an eine private Person bekannt gegeben werden. In beiden Fällen ist dies möglich, wenn die verantwortliche Behörde zur Erfüllung ihrer Aufgabe gesetzlich dazu verpflichtet oder ermächtigt ist oder wenn die betroffene Person ausdrücklich zugestimmt hat oder es in ihrem Interesse liegt.
Weiter werden Personendaten im Rahmen der Amtshilfe einer anderen Behörde bekanntgegeben, wenn die Behörde, welche die Personendaten verlangt, nachweist, dass sie zu deren Bearbeitung gesetzlich befugt ist und keine Geheimhaltungspflicht (z.B. das Berufsgeheimnis) entgegensteht.
Allgemein gilt, dass die Bekanntgabe von Personendaten aus überwiegenden öffentlichen oder besonders schützenswerten privaten Interessen verweigert, eingeschränkt oder mit Auflagen verbunden werden kann.
Dies soll aber nicht bedeuten, dass keine Personendaten der Schülerinnen und Schüler bekanntgegeben werden dürfen. Damit die Volksschule und damit die Lehrpersonen ihre Aufgaben erfüllen können, muss ein gewisses Mass an Bearbeitung, respektive an Bekanntgabe (notwendiger Personendaten) erlaubt sein.
Beispiel Informationsaustausch:
Der gegenseitige Informationsaustausch zwischen Lehrpersonen, die dieselbe Klasse unterrichten, ist erlaubt, wenn ein solcher notwendig ist, um den gesetzlichen Schulauftrag zu erfüllen. Somit kann ein Austausch zwischen den Lehrpersonen einer Klasse (mit Fachlehrpersonen, an einem «Round Table») erfolgen. Dabei sollen ausschliesslich relevante Informationen ausgetauscht werden. Nicht erlaubt ist die – nicht spezifizierte – Weitergabe von Informationen im Lehrerzimmer (Pausengespräche mit nicht involvierten Lehrpersonen). Bei schwierigen Situationen kann zudem das Gespräch mit vorgesetzten Stellen (Schulleitung, Behörde) zur Problemlösung oder Entlastung gesucht werden.
Sonderfall «Bekanntgabe ins Ausland»:
Personendaten dürfen nicht ins Ausland bekannt gegeben werden, wenn dadurch die Persönlichkeit der betroffenen Personen schwerwiegend gefährdet würde. Dies ist namentlich dann der Fall, wenn im Zielland keine angemessene Datenschutzgesetzgebung vorhanden ist. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte EDÖB führt eine Liste der Staaten, deren Gesetzgebung einen angemessenen Datenschutz gewährleisten. Die Voraussetzungen, unter welchen gleichwohl Daten ins Ausland bekannt gegeben werden dürfen, sind in Art. 14 Abs. 2 KDSG geregelt.